Overzicht van afspraakdetails bekijken en beheren
Met Samsam kun je eenvoudig de details van afspraken bekijken en deze indien nodig aanpassen of verwijderen. Dit artikel bespreekt:
Welke agendaweergaves je kunt gebruiken (Dag, Week, Maand).
Hoe je bestaande afspraken kunt bekijken en aanpassen via het detailvenster.
Hoe je een afspraak permanent kunt verwijderen.
1. Navigeren door de agenda en de verschillende weergaves
Boven de agendaweergave vind je verschillende navigatie-elementen:
📸 Screenshot: De navigatie-elementen en afspraak aanmaken knoppen.
Hierboven zien we de navigatie-elementen startend met de datum navigator, daarnaast de weergave select en de agenda afspraak aanmaken knop.
Datum navigator:
Links van de weergave select zie je een navigator. De knop "Vandaag" in het midden is een navigatieknop naar de huidige datum. Aan weerszijden hiervan bevinden zich pijlknoppen:
De linker pijl stelt je in staat om respectievelijk een dag, een week of een maand terug in de tijd te navigeren.
De rechter pijl stelt je in staat om respectievelijk een dag, een week of een maand vooruit in de tijd te navigeren.
Weergave select:
Rechts van de datum navigator bevindt zich een dropdownmenu. Hier kun je eenvoudig wisselen tussen de verschillende agendaweergaves:
Dag view: Toont de afspraken voor de huidige dag in een gedetailleerd schema dat loopt van 06:00 uur tot 21:00 uur.
Week view: Geeft een breder overzicht van de afspraken van de gehele week in een tijdsschema dat loopt van 06:00 uur tot 21:00 uur.
Maand view: Presenteert een overzicht van de afspraken voor de gehele maand, waarbij per dag een beknopte lijst van de geplande afspraken wordt getoond.
2. Een afspraak aanpassen: globale aanpassing
Het aanpassen van afspraken is handig wanneer details, zoals de datum, tijd of deelnemers, veranderen. Om een afspraak globaal aan te passen (waarbij de wijzigingen voor alle genodigden gelden) volg je deze stappen:
Open de afspraak: Klik op de betreffende afspraak in de agendaweergave.
Bekijk het detailscherm: Er verschijnt een detailscherm met alle informatie van de afspraak, zoals de naam, het type, de datum, de tijd, de locatie, eventuele deelnemers en wie de afspraak aan heeft gemaakt.
Klik op Aanpassen: Onderaan het detailscherm vind je de knop "Aanpassen". Klik hierop om naar de pagina Afspraak aanpassen te gaan.
Wijzig de velden: Pas op de pagina Afspraak aanpassen de gewenste gegevens aan, waaronder:
Naam van de afspraak: Bijvoorbeeld "Excursie Techniek".
Datum en tijd: Wijzig de planning indien nodig.
Gebruikers: Voeg extra deelnemers toe of verwijder bestaande deelnemers.
Adres of verzamelplaats: Update de locatie indien nodig.
Extra opmerkingen: Voeg aanvullende informatie toe.
Herhaling: Pas indien nodig de herhaling van de afspraak aan.
Sla de wijzigingen op: Klik op de blauwe knop Opslaan om de aangepaste afspraak te bevestigen. Klik op Annuleren om terug te gaan zonder de wijzigingen op te slaan.
📢 Belangrijk: De wijzigingen worden direct doorgevoerd en zijn zichtbaar voor alle genodigden.
💡 Tip: Controleer zorgvuldig of alle wijzigingen kloppen voordat je op 'Opslaan' klikt, vooral als er meerdere gebruikers aan de afspraak gekoppeld zijn.
3. Een afspraak aanpassen: individuele wijzigingen voor deelnemers
Het kan voorkomen dat je specifieke details voor één of meerdere individuele deelnemers van een afspraak wilt aanpassen, zonder dat dit de globale instellingen van de afspraak verandert. Dit is bijvoorbeeld handig bij afwijkende tijden, locaties of specifieke instructies voor bepaalde personen. Om individuele aanpassingen te maken volg je deze stappen:
Open de afspraak: Klik op de betreffende afspraak in de agendaweergave.
Bekijk het detailscherm: Er verschijnt een detailscherm met de basisinformatie van de afspraak en de lijst met genodigde deelnemers.
Zoek de deelnemer: Zoek in de lijst met genodigden de persoon voor wie je specifieke aanpassingen wilt maken.
Open de individuele aanpassingsopties: Naast de naam van de deelnemer zie je een gebruiker met een pen icoon. Klik hierop.
Wijzig de velden voor deze deelnemer: Er verschijnt een scherm waar je specifieke details voor deze deelnemer kunt aanpassen. De beschikbare velden kunnen variëren, maar kunnen bijvoorbeeld omvatten:
Tijd: Start- en eindtijd van de afspraak specifiek voor deze deelnemer.
Locatie, Verzamelplaats of Ruimte: Een afwijkende locatie, verzamelpunt of ruimte voor deze deelnemer.
Opmerkingen: Specifieke instructies of informatie die alleen voor deze deelnemer geldt.
Sla de individuele aanpassingen op: Klik op Opslaan om de wijzigingen voor deze specifieke deelnemer te bevestigen. Nadat je de individuele aanpassingen hebt opgeslagen, kun je het detailscherm van de afspraak sluiten.
⚠️ Let op: De mogelijkheid tot individuele aanpassingen is afhankelijk van de instellingen van de applicatie en je gebruikersrechten. Als je deze optie niet ziet, neem dan contact op met de applicatiebeheerder. Individuele aanpassingen overschrijven de globale instellingen voor de betreffende deelnemer.
4. Een afspraak verwijderen
Het verwijderen van een afspraak is een permanente actie die niet ongedaan kan worden gemaakt. Afhankelijk van je rechten, heb je de mogelijkheid om de gehele afspraak voor alle deelnemers te verwijderen, of om een specifieke deelnemer uit een afspraak te verwijderen.
De gehele afspraak verwijderen: Volg deze stappen om de afspraak voor alle betrokken personen te verwijderen:
Open de afspraak: Klik op de betreffende afspraak in de agendaweergave (Dag view, Week view of Maand view).
Selecteer Verwijderen: Onderin het detailscherm zie je de knop "Verwijderen".
Bevestig de verwijdering: Er verschijnt een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd de verwijdering van de afspraak te bevestigen.
Bevestig de actie: Klik op "Ja, verwijderen" om de afspraak definitief te verwijderen. 📢 Belangrijk: Het verwijderen van een afspraak heeft direct invloed op de agenda van alle genodigde personen; de afspraak zal voor hen niet langer zichtbaar zijn.
De opdracht is nu verwijdert voor alle deelnemers.
📢 Belangrijk: Het verwijderen van een afspraak is permanent en heeft invloed op de agenda van alle genodigde personen.
Een individuele deelnemer uit een afspraak verwijderen: Om een specifieke deelnemer uit een afspraak te verwijderen zonder de afspraak voor de overige deelnemers te annuleren:
Open de afspraak: Klik op de betreffende afspraak in de agendaweergave.
Zoek de deelnemer: In het detailscherm zie je de lijst met genodigde deelnemers. Zoek de naam van de persoon die je wilt verwijderen.
Verwijder de deelnemer: Naast de naam van de deelnemer zie je mogelijk een checkbox die is aangevinkt. Om de deelnemer te verwijderen klik je op deze checkbox zodat hij niet meer is aangevinkt.
Sla de wijzigingen op: Klik op de blauwe knop Opslaan om de aangepaste afspraak te bevestigen. Klik op Annuleren om terug te gaan zonder de wijzigingen op te slaan.
📢 Belangrijk: Het verwijderen van een individuele deelnemer heeft alleen invloed op de agenda van die specifieke persoon. De hoofd afspraak blijft bestaan voor de andere genodigden.
FAQ
Wat gebeurt er als een begeleider een stage-afspraak voor een leerling wijzigt?
Alleen de agenda van de gekoppelde leerling wordt aangepast. De hoofdafspraak die door de leraar is aangemaakt, blijft ongewijzigd voor de rest van de klas.
Kunnen begeleiders afspraken verwijderen?
Ja, maar alleen als zij de juiste permissies hebben en alleen voor hun gekoppelde leerlingen, de hoofdafspraak zal blijven bestaan.
Hoe kan een leraar wijzigingen van een leerling in een stage-afspraak controleren?
In het leerlingoverzicht van de betreffende stage-afspraak kan de leraar de aangepaste tijden, verzamelplaats en opmerkingen inzien die door de begeleider voor een individuele leerling zijn ingesteld. Dit helpt bij het bewaken van de individuele afspraken en voor eventuele presentiecontrole.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het bekijken van afspraakdetails en het beheren, aanpassen en verwijderen van afspraken in de Samsam Agenda.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].