Overzicht van afspraken aanmaken
Bij het aanmaken van een afspraak in de Samsam Agenda heb je veel flexibiliteit. Afhankelijk van het afspraaktype kunnen extra opties beschikbaar zijn. Dit artikel bespreekt:
Het verschil tussen keuzevakken, stages en eigen afspraaktypes.
Hoe extra opties werken bij keuzevakken en stages.
De stappen voor het invullen van een afspraak.
1. Verschillende afspraaktypes: Keuzevak, Stage en Eigen Types
Bij het aanmaken van een afspraak kies je eerst een afspraaktype via het dropdown menu "Kies afspraak type". Standaardopties zijn:
Keuzevak
Stage
Daarnaast kunnen scholen eigen afspraaktypes toevoegen.
Keuzevak
Als je een afspraak maakt met het type Keuzevak, verschijnen er extra opties:
Keuzevak: Kies het gekoppelde keuzevak die van toepassing is.
Bedrijf: Selecteer een bedrijf waar het keuzevak plaatsvindt.
Stage
Bij het selecteren van Stage via het dropdown menu "Kies afspraak type" zijn er geen extra invulvelden zoals vak en bedrijf op het basisformulier. In plaats daarvan geldt het volgende:
Genodigden:
Wanneer je via de sectie "Genodigden" een leerling toevoegt aan deze stage-afspraak, en die leerling heeft een stageplek gekoppeld in Samsam, dan wordt de locatie van deze stageplek na het aanmaken van het agendapunt automatisch ingevuld in het veld "Locatie".Locatie:
De "Locatie" kan naderhand worden aangepast door een begeleider van het gekoppelde stagebedrijf. Zij kunnen per student en per stage-afspraak specifieke locaties of verzamelplekken opgeven, afwijkend van het hoofdlocatieadres die voor dit bedrijf is aangegeven in SamSam.Tijden:
Daarnaast zijn ook de start- en eindtijden van de stage-afspraak aanpasbaar. Dit biedt flexibiliteit om de planning per student te verfijnen.
⚠️ Belangrijk voor docenten: Het kan voorkomen dat het veld "Locatie" direct na het aanmaken van een stage-afspraak leeg lijkt. Dit is normaal; de locatie van de gekoppelde stageplek wordt automatisch ingevuld nadat de afspraak is aangemaakt. Handmatige invulling is niet nodig.
💡 Tip voor bedrijven: Optimaliseer de stageplanning door de locatie en tijden per student te beheren. Dit is essentieel voor stages buiten de deur of met afwijkende roosters.
Eigen afspraaktypes
Je kunt naast de standaard afspraaktypes (Keuzevak en Stage) eenvoudig zelf afspraaktypes aanmaken en beheren. Dit biedt de flexibiliteit om de agenda af te stemmen op specifieke behoeften binnen de school. Denk hierbij aan afspraaktypes zoals:
Bedrijfsbezoek (Keuzevak/Stage): Planning van bezoeken aan bedrijven.
Stagegesprek: Individuele gesprekken over stagevoortgang.
Extern project (Keuzevak): Planning van buitenschoolse projectactiviteiten.
Keuzevakexcursie: Uitstapjes direct gerelateerd aan een keuzevak.
Voorbereiding stage/keuzevak: Informatie- of voorbereidingsbijeenkomsten voor externe activiteiten.
Lees voor meer informatie over afspraaktypen het artikel: Afspraaktypes beheren.
2. Opties voor afspraken invullen
Afhankelijk van het type afspraak vul je de volgende velden in:
Afspraak naam:
Geef de afspraak een duidelijke naam.
Kies afspraak type:
Selecteer het type afspraak (Keuzevak, Stage of een eigen type).
Datum en tijd:
Klik op de datum (kalendericoon) en de start- en eindtijd (klokiconen) om de gewenste waarden te selecteren. Onder de tijdvelden vind je "Klik hier om een herhalende afspraak te creëren". Na het klikken verschijnt een dropdown met de volgende herhalingsopties:
weekdag (ma-vr)
wekelijks (op de huidige dag)
maandelijks (op de huidige dag van de maand)
maandelijks (op de huidige weekdag van de maand)
jaarlijks (op de huidige datum)
Hierna heb je de optie om de einddatum van de herhaling te bepalen, de afspraak stopt dan na deze datum.
Genodigden:
Klik op "Klik hier om studenten toe te voegen" om een lijst met studenten te openen. Gebruik de zoekbalk en de aanwezige filters om eenvoudig op naam of klascode te zoeken en de gewenste studenten te selecteren. Na het maken van je selectie, klik je rechtsonder op de knop "Selectie bevestigen" om de geselecteerde studenten aan de afspraak toe te voegen.
📸 Screenshot: Hier en voorbeeld van de leerlingen selectie modal.
Locatie:
Typ het adres in "Vul een adres in" (kaart-icoon) en kies uit de automatisch verschijnende adressen. Klik op de blauwe tekst "verzamelplaats" of "ruimte" om een exacte ontmoetingsplek te specificeren.
Opdrachten:
Klik op "Klik hier om een opdracht toe te voegen" om een opdracht aan de afspraak te koppelen (bijvoorbeeld voor excursies).Omschrijving:
Gebruik dit veld om specifieke instructies, benodigdheden of belangrijke details met de deelnemers te delen. Denk aan informatie over de route, mee te nemen materialen (zoals veiligheidsschoenen voor in de werkplaats) of andere relevante zaken voor de buitenschoolse activiteit.
3. Specifieke voorbeelden van afspraaktypes
Keuzevak met bedrijf
Een groep leerlingen hebben het keuzevak Techniek bij bouwbedrijf Bravo:
Keuzevak: Techniek
Bedrijf: Bouwbedrijf Bravo
Locatie: Het adres van Bouwbedrijf Bravo wordt automatisch gevuld nadat het bedrijf is geselecteerd. Een specifieke verzamelplaats (bijv. de hoofdingang) of ruimte (bijv. de werkplaats) kan worden toegevoegd.
Stageplek gekoppeld aan leerlingen
Twee leerlingen lopen stage bij Technologiebedrijf Delta.
Locatie:
Na het aanmaken van de afspraak worden beide leerlingen initieel gekoppeld aan de hoofdlocatie van Technologiebedrijf Delta. De standaard tijd voor de afspraak is 09:00 tot 17:00.
Scenario:
De stage van Leerling A vindt gedurende de hele dag plaats in de werkplaats van Technologiebedrijf Delta.
Leerling B daarentegen start de dag om 07:00 uur en gaat met een externe montageploeg mee op pad met een verwachte terugkomst rond 16:00 uur.
Leerling B dient hiervoor te verzamelen bij de parkeerplaats van Delta
De stagebegeleider van Technologiebedrijf Delta kan deze afwijkende locatie en tijden per leerling nauwkeurig instellen:
Leerling A:
Locatie: Technologiebedrijf Delta
Verzamelplaats: werkplaats Technologiebedrijf Delta
Ruimte: Werkplaats
Tijd: 09:00 - 17:00.
Leerling B:
Locatie: Technologiebedrijf Delta
Verzamelplaats: parkeerplaats Technologiebedrijf Delta
Tijd: 07:00 - 16:00.
Eigen afspraaktype bedrijfsbezoek:
Een school organiseert een bedrijfsbezoek aan Technologiepark Charlie:
Kies afspraak type:
Nadat een eigen afspraaktype "Bedrijfsbezoek" is aangemaakt, kan dit type in het dropdown menu "Kies afspraak type" worden geselecteerd.Locatie:
Het adres van Technologiepark Charlie dient hier handmatig te worden ingevuld in het veld "Vul een adres in".
FAQ
Wat is het verschil tussen keuzevakken en stages?
Bij Keuzevakken kun je direct het gekoppelde keuzevak en het bedrijf selecteren. Bij Stages koppel je leerlingen, waarna de locatie van hun individuele stageplek automatisch worden ingevuld. De locatie en tijden van een stage kunnen daarnaast per leerling door het stagebedrijf worden aangepast.
Hoe voeg ik een specifieke ontmoetingsplek toe aan een locatie?
Nadat je het algemene adres hebt ingevuld en geselecteerd bij het veld "Locatie", kun je op de blauwe knop "verzamelplaats" of "ruimte" klikken om een nauwkeuriger punt binnen die locatie aan te geven, zoals een specifieke ingang of ruimte.
Waarom zie ik de locatie niet direct bij een stage-afspraak?
De locatie van een stage-afspraak wordt niet direct ingevuld bij het aanmaken. Deze wordt gekoppeld aan de individuele leerling zodra je hen toevoegt aan de afspraak via de "Genodigden". De locatie is afhankelijk van de stageplek die aan die specifieke leerling is gekoppeld waardoor deze niet bij het aanmaken van de afspraak getoond word.
Kunnen eigen afspraaktypes ook extra velden hebben zoals bij Keuzevakken?
Nee, eigen afspraaktypes bieden geen extra, automatisch gekoppelde velden zoals bij Keuzevakken (vak en bedrijf). Alle details voor eigen afspraaktypes, inclusief locatie en eventuele specifieke informatie, dienen handmatig te worden ingevuld.
Hoe zoek ik snel de juiste leerlingen om toe te voegen aan een afspraak?
Gebruik de zoekbalk en de aanwezige filters in het venster dat opent wanneer je op "Klik hier om studenten toe te voegen" klikt. Je kunt zoeken op naam of klascode om snel de gewenste leerlingen te vinden en te selecteren. Vergeet niet je selectie te bevestigen.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het aanmaken van afspraken in Samsam en het invullen van de velden.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].