Met Samsam kunnen bedrijven hun eigen evenementen beheren en delen met scholen. Dit artikel bespreekt:
Een nieuw bedrijfsevenement aanmaken
Evenementdetails invullen
Evenementinformatie toevoegen
Sfeerimpressies en tijdsschema instellen
Concept opslaan en publiceren
1. Een bedrijfsevenement aanmaken
Je kunt een nieuw bedrijfsevenement op twee manieren starten:
Via het linkermenu:
Ga in het linkermenu naar "Bedrijfsevenementen" onder de groepering van "Bedrijven".
Klik rechtsboven op "Nieuw bedrijfsevenement".
Via de bedrijvenpagina:
Ga in het linkermenu naar "Mijn bedrijf" onder de groepering van "Bedrijven".
Open de tab "Bedrijfsevenementen".
Klik op "Nieuw bedrijfsevenement".
2. Evenementdetails
In dit gedeelte geef je de basisinformatie van het evenement op.
Titel – De naam van het evenement, bijvoorbeeld Techniek Doe-dag.
Type – Kies het type evenement, zoals Open dag, Workshop of Beurs.
Profiel – Selecteer het profiel waarop het evenement betrekking heeft (bijvoorbeeld Techniek & Industrie).
Korte beschrijving – Een korte samenvatting van het evenement die op de overzichtspagina wordt getoond.
Uitgebreide beschrijving – Volledige omschrijving met alle relevante informatie voor geïnteresseerden.
Hoofdfoto – Upload een afbeelding die als banner wordt gebruikt bij het evenement.
⚠️ Let op: De beschikbare profielen zijn afhankelijk van jouw bedrijf. Je ziet alleen de profielen die aan jouw bedrijf gekoppeld zijn.
📸 Screenshot: Invulvelden voor Titel, Type, Profiel, Korte beschrijving, Uitgebreide beschrijving en het uploadveld voor de hoofdfoto.
3. Evenementinformatie
Hier vul je de praktische gegevens van het evenement in:
Datum – De dag waarop het evenement plaatsvindt.
Starttijd – Het aanvangstijdstip.
Eindtijd – Het moment waarop het evenement eindigt.
Maximaal aantal deelnemers – Optioneel; stel een limiet in om het aantal aanmeldingen te beperken.
Locatie – Het adres waar van het evenement gehouden wordt.
Contact e-mailadres – Wordt gebruikt voor vragen vanuit scholen.
Contact telefoonnummer – Telefoonnummer voor direct contact.
Vereisten – Eventuele voorwaarden waaraan deelnemers moeten voldoen (bijvoorbeeld veiligheidsschoenen of een laptop meenemen).
💡 Tip: De velden Locatie en Contact e-mail/telefoon worden automatisch ingevuld met de gegevens van je bedrijf. Je kunt deze indien nodig aanpassen.
📸 Screenshot: Invulvelden voor Datum, Starttijd, Eindtijd, Maximaal aantal deelnemers, Locatie, Contact e-mail, Telefoonnummer en Vereisten.
4. Sfeerimpressies en tijdsschema
Sfeerimpressies
Om een beeld te geven van eerdere edities of de geplande activiteiten kan je afbeelding uploaden onder de sfeerimpressies. Deze beelden zijn puur visueel, maar maken het evenement aantrekkelijker voor scholen en leerlingen. Goed gekozen sfeerfoto’s kunnen helpen om meer deelnemers te trekken, omdat ze direct laten zien wat men kan verwachten en de sfeer van het evenement overbrengen.
Tijdsschema
Hier kun je een gedetailleerd programma toevoegen met tijden en activiteiten. Dit geeft deelnemers en hun begeleiders vooraf duidelijkheid over de planning en zorgt voor realistische verwachtingen. Een overzichtelijk tijdschema helpt scholen bovendien bij de logistieke voorbereiding (zoals vervoer en pauzes). Je kunt meerdere tijdsblokken toevoegen om de hele dagindeling weer te geven, van ontvangst tot afsluiting.
📸 Screenshot: Sectie om sfeerimpressies en tijdsschema toe te voegen
5. Concept opslaan en publiceren
Concept opslaan – Slaat het evenement op zonder dat het zichtbaar wordt voor scholen. Handig als je nog niet alle informatie compleet hebt.
Publiceren en uitnodigen – Na publicatie opent er een pop-up waarin je direct scholen kunt uitnodigen. Het evenement wordt ook zichtbaar in het overzicht voor andere scholen.
📸 Screenshot: Actie-knoppen voor het concept opslaan of evenement publiceren.
📸 Screenshot: Voorbeeld van de scholen uitnodigen popup
Veelgestelde vragen (FAQ)
Hoe pas ik een bestaand bedrijfsevenement aan?
Ga naar het betreffende evenement via "Bedrijfsevenementen" in het linkermenu of via de bedrijfspagina onder "Bedrijfsevenementen". Klik op "Bewerken", pas de velden aan en sla op.
Wat is het verschil tussen concept en publiceren?
Een concept is alleen voor jou zichtbaar en kan later worden aangepast. Publiceren maakt het evenement zichtbaar voor scholen en biedt de mogelijkheid om direct uitnodigingen te sturen.
Kan ik een gepubliceerd evenement verwijderen ?
Verwijderen is alleen mogelijk zolang het evenement een concept is.
Voor gepubliceerde evenementen gebruik je de optie "Annuleren".
Bij annuleren ontvangen alle scholen die zich hebben aangemeld automatisch een melding, zodat zij direct op de hoogte zijn.
Het evenement blijft zichtbaar in het overzicht, maar kan niet meer worden aangepast.
Wanneer krijgen scholen de uitnodiging?
Direct na publiceren kun je zelf kiezen welke scholen je wilt uitnodigen. De uitnodiging wordt meteen verzonden en het evenement verschijnt in hun overzicht.
Ook na publicatie kun je vanaf de detailpagina van het evenement extra scholen uitnodigen. Dit is handig wanneer je later besluit meer scholen te betrekken of wanneer nieuwe samenwerkingen ontstaan.
Krijgen deelnemers automatisch een agendapunt?
Ja, zodra een school een uitnodiging accepteert en leerlingen selecteert, verschijnt het evenement automatisch in de agenda van de betrokken docent én de geselecteerde leerlingen.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het beheren van bedrijfsevenementen.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].