Als bedrijf kun je in Samsam eenvoudig alle informatie over je evenement inzien en beheren: van algemene gegevens en uitnodigingen tot aanmeldingen en feedback. Dit artikel bespreekt:
Het bekijken van de algemene evenement gegevens
Hoe je het overzicht van uitgenodigde scholen raadpleegt
Hoe je aanmeldingen van deelnemers bekijkt
Hoe je feedback na afloop bekijkt en verzamelt
1. Inzicht in je evenement
Als bedrijf kun je op de detailpagina van een evenement snel een volledig overzicht krijgen van alle relevante informatie. Bovenaan de pagina zie je, afhankelijk van de status van het evenement, de beschikbare actieknoppen:
Scholen uitnodigen – Beschikbaar bij Aankomende evenementen.
Bewerken – Beschikbaar bij Concept en Aankomende evenementen.
Onder deze knoppen vind je vier tabbladen waarmee je eenvoudig door de informatie van het evenement navigeert:
Details: algemene gegevens van het evenement, zoals datum, locatie en capaciteit en sfeerbeelden.
Uitnodigingen: een overzicht van alle scholen die zijn uitgenodigd voor het evenement.
Aanmeldingen: een lijst van alle deelnemers die zich hebben aangemeld.
Feedback: verzamelde reacties en beoordelingen van de deelnemers na afloop van het evenement.
Deze tabbladen zullen we in de volgende punten in meer detail doornemen.
📢 Belangrijk: Zodra het evenement bezig is of is afgerond, verdwijnen deze knoppen. Je kunt dan geen nieuwe scholen uitnodigen of details aanpassen.
3. Overzicht van evenementdetails
De Details-tab biedt een compleet overzicht van alle kerninformatie van het evenement. Hier vind je in één oogopslag de belangrijkste gegevens, zodat je als bedrijf precies weet wat er staat te gebeuren.
Evenementgegevens:
Bedrijfsnaam
Contactgegevens
Datum en tijd
Locatie
Beschrijving
Vereisten voor deelname
Sfeerbeelden (indien toegevoegd)
Capaciteit overzicht:
Het actuele aantal deelnemers
Een voortgangsbalk die laat zien hoeveel procent van de capaciteit al gevuld is
Het totaal aantal plekken en het aantal dat nog beschikbaar is
Tijdsschema:
Een overzicht van de verschillende onderdelen van het evenement, inclusief start- en eindtijd van elk onderdeel
📢 Let op: Zorg dat het tijdschema en de capaciteit correct zijn vóórdat je uitnodigingen verstuurt. Dit voorkomt dubbele communicatie.
📸 Screenshot: Details-tab met capaciteitsoverzicht en tijdschema
4. Overzicht van uitnodigingen
De Uitnodigingen-tab geeft een volledig overzicht van alle scholen die een uitnodiging voor het evenement hebben ontvangen. Als bedrijf kun je hier in één oogopslag zien wie al is uitgenodigd, wanneer de uitnodiging is verstuurd en wat de status van hun reactie is.
In deze tab vind je de volgende informatie:
School: In dit veld staat de naam van de school
Uitgenodigd op: De datum en tijd van uitnodiging
Status: Het aantal reacties van docenten
💡 Tip: Ook scholen die al hebben gereageerd blijven zichtbaar in deze lijst. Zo voorkom je dat je per ongeluk dubbele uitnodigingen verstuurt.
📸 Screenshot: Uitnodigingen-tab met statusweergave
5. Overzicht van aanmeldingen
De Aanmeldingen-tab biedt een compleet overzicht van alle scholen die zich hebben ingeschreven voor het evenement. Hier zie je precies welke scholen deelnemen, hoeveel personen zich hebben aangemeld en een gedetailleerd overzicht van de docenten en studenten. Zo behoud je eenvoudig het overzicht en kun je de organisatie van het evenement goed plannen.
In deze tab vind je de volgende informatie per school:
Schoolnaam – De naam van de school die zich heeft ingeschreven
Aantal personen – Het totaal aantal deelnemers dat is aangemeld
Docenten & studenten – Labels die het aantal docenten en studenten per school weergeven
Om de aanmeldingen van alle individuele docenten van een school te bekijken, klik je op de betreffende schoolrij. Op deze manier zie je snel een volledig overzicht van alle docenten en hun bijbehorende gegevens, zodat je precies ziet wie zich heeft aangemeld en met hoeveel deelnemers.
💡 Tip: Gebruik deze contactgegevens voor last-minute wijzigingen of belangrijke mededelingen.
📸 Screenshot: Uitgeklapte aanmelding met docentgegevens
6. Feedback van deelnemers bekijken
In de Feedback-tab vind je alle reacties van docenten die na afloop van het evenement hun ervaringen hebben gedeeld. Dit geeft je als bedrijf inzicht in hoe het evenement is ontvangen en welke punten eventueel verbeterd kunnen worden.
De tab toont per docent:
Naam en contactgegevens van de docent
Beoordeling van 1 tot 5 met korte toelichting
Daarnaast zie je rechts-bovenaan een overzicht van de gemiddelde beoordeling van alle ontvangen feedback, weergegeven in een visuele voortgangsbalk. Zo zie je direct hoe goed het evenement is ontvangen.
💡 Tip: De feedbackformulieren worden automatisch naar de docenten gestuurd na afloop, dus je hoeft zelf geen herinneringen te sturen.
📸 Screenshot: Feedback-tab met scorebalk en individuele reacties
FAQ
Waarom zie ik de knoppen niet bij mijn evenement?
De knoppen "Scholen uitnodigen" en "Bewerken" zijn alleen beschikbaar bij evenementen met de status Concept of Aankomend, wanneer het evenement bezig is of al is afgelopen kun je geen acties meer uitvoeren.
Blijven uitgenodigde scholen zichtbaar na hun reactie?
Ja, alle uitgenodigde scholen blijven in de lijst staan, ook na een reactie. Dit is om te voorkomen dat je scholen opnieuw uitnodigt nadat er al een reactie is ontvangen.
Kan ik docenten direct benaderen vanuit de aanmeldingen-tab?
Ja, zodra je de school uitklapt zie je de contactgegevens van iedere docent.
Moet ik een herinnering sturen om feedback te verzamelen?
Nee, dat is niet nodig. Deelnemers ontvangen automatisch na afloop van het evenement een feedback-venster in het Samsam-portaal.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het bekijken en beheren van bedrijfsevenementen op de detailpagina.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].