Overzicht van documenten ondertekenen
Met Samsam kunnen leerlingen, voogden, bedrijven en scholen eenvoudig documenten digitaal ondertekenen. Dit artikel bespreekt:
Hoe het ondertekenproces werkt
Het ondertekenproces per partij
Belangrijke informatie over handtekeningen
1. Hoe werkt het ondertekenproces?
Documenten worden via Samsam gekoppeld aan de juiste partijen. Zodra een document is gekoppeld, ontvangt elke partij een melding en kan het digitaal worden ondertekend. Afhankelijk van de rol werkt dit proces als volgt:
Leerlingen ondertekenen via de Samsam-app
Voogden ondertekenen via de app van de leerling
Bedrijven ondertekenen via het Samsam-webplatform
Scholen gebruiken een vooraf ingestelde digitale handtekening
Zodra alle partijen het document hebben ondertekend, wordt het document definitief vastgelegd. Aanpassingen zijn dan niet meer mogelijk.
2. Het ondertekenproces per partij
Leerling
De leerling ontvangt in de app een melding dat er een document klaarstaat om te ondertekenen.
Open het document in de app.
Plaats een handtekening met een vinger of stylus.
Klik op "Opslaan" om de ondertekening te bevestigen
Bedrijf
Nadat de leerling zelf een handtekening heeft gezet in de app bezoekt de leerling het bedrijf en vraagt of de contactpersoon het document kan ondertekenen in de app van de leerling. Dit gebeurt vaak tijdens het kennismakingsgesprek.
Toegang tot het document: De leerling vraagt de contactpersoon om het document te openen en te ondertekenen in de app van de leerling.
Handtekening plaatsen: De contactpersoon plaatst zijn handtekening in het aangegeven veld met een vinger of stylus.
Informatie invullen: Naast de handtekening vult de contactpersoon zijn naam en e-mailadres in het daarvoor bestemde tekstvak in.
Bevestiging: Nadat de handtekening is geplaatst en de benodigde gegevens zijn ingevuld, klikt de contactpersoon op "Opslaan" om de ondertekening te voltooien.
De contactpersoon ontvangt ter controle een bevestigingsmail.
📢 Belangrijk: De ingevulde gegevens zijn nodig voor de bevestigingsmail en om een kopie van het volledig ondertekende document te ontvangen.
Ouder/voogd
Nadat de contactpersoon van het bedrijf heeft ondertekend, is het de beurt aan de ouder of voogd om te tekenen. Het is de verantwoordelijkheid van de leerling om ervoor te zorgen dat de ouder of voogd de handtekening plaatsen. Het proces verloopt op dezelfde manier als bij het bedrijf:
Toegang tot het document: De leerling vraagt de ouder/voogd om het document te openen en te ondertekenen in de app van de leerling.
Handtekening plaatsen: De ouder of voogd plaatst zijn handtekening in het aangegeven veld met een vinger of stylus.
Informatie invullen: Naast de handtekening vult de ouder of voogd zijn naam en e-mailadres in het daarvoor bestemde tekstvak in.
Bevestiging: Nadat de handtekening is geplaatst en de benodigde gegevens zijn ingevuld, klikt de ouder of voogd op "Opslaan" om de ondertekening te voltooien.
De ouder of voogd ontvangt ter controle een bevestigingsmail.
📢 Belangrijk: De ingevulde gegevens zijn nodig voor de bevestigingsmail en het ontvangen van een kopie van het volledig ondertekende document.
School
Zodra alle verplichte partijen het document hebben ondertekend, genereert de school automatisch de laatste handtekening.
Standaardhandtekening: De school maakt gebruik van een vooraf ingestelde standaardhandtekening in Samsam. Deze wordt automatisch toegevoegd aan alle verzonden documenten.
Handtekeningtekst: Naast de handtekening wordt ook de vooraf ingestelde tekst toegevoegd, zoals de naam en functie van de ondertekenaar namens de school.
Dit proces begint wanneer alle benodigde handtekeningen zijn verzameld.
⚠️ Let op: Controleer regelmatig of de digitale handtekening en de bijbehorende tekst van de school up-to-date zijn, zodat deze overeenkomen met de actuele situatie en de juiste personen.
3. Belangrijke informatie over handtekeningen
Na ondertekening door alle partijen
Zodra alle benodigde handtekeningen zijn verzameld, wordt het document, inclusief alle handtekeningen, automatisch geüpload en is het direct zichtbaar voor zowel de school als de leerling.
Het document is zichtbaar voor zowel de school als de leerling binnen SamSam.
Beide partijen hebben altijd toegang tot de volledig ondertekende versie van het document.
Een kopie van het document wordt automatisch gestuurd naar de e-mailadressen van:
Het bedrijfscontactpersoon.
De ouder of voogd van de leerling.
Deze automatische verspreiding van het document zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte zijn en toegang hebben tot het document met de handtekeningen.
Aanpassingen en definitieve documenten
Wanneer een document wordt aangepast, moeten alle betrokken partijen opnieuw ondertekenen. Is een document al volledig ondertekend, dan wordt het definitief vastgelegd en kunnen wijzigingen alleen plaatsvinden na overleg met alle betrokken partijen.
De status van een document controleren:
De status van een document is eenvoudig te controleren via de pagina Ondertekende documenten. Hier vind je twee mogelijke statussen:
Onvolledig: Het document is nog niet door alle betrokkenen ondertekend.
Ondertekend: Alle partijen hebben het document volledig ondertekend.
Juridische overeenkomsten veilig opslaan:
Voor juridische documenten, zoals stageovereenkomsten, zorgt het platform ervoor dat ondertekende versies automatisch veilig worden opgeslagen. Deze versies blijven toegankelijk als referentie voor toekomstige situaties, zonder risico op verlies of ongewenste wijzigingen.
FAQ
Wat gebeurt er als ik een document niet volledig onderteken?
Als een document niet door alle partijen wordt ondertekend, is het nog niet rechtsgeldig en kan het niet als definitief worden beschouwd.
Kan ik een document na ondertekening nog bewerken?
Nee, eenmaal volledig ondertekend wordt het document vastgelegd. Eventuele wijzigingen moeten worden besproken en goedgekeurd door alle betrokken partijen.
Hoe weet ik of alle betrokken partijen hebben ondertekend?
De status van het document kun je in de app of op de pagina "Ondertekende documenten" controleren. Als de status "Ondertekend" is, is het document volledig geaccordeerd.
Hoe worden ondertekende documenten veilig bewaard?
Ondertekende documenten worden automatisch veilig opgeslagen in het platform en kunnen te allen tijde worden geraadpleegd, zonder risico op verlies of ongewenste wijzigingen.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het proces van het beheren van documenten en handtekeningen.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].