Overzicht van documenten aanmaken
Met Samsam kun je documenten professioneel opmaken en ondertekenaars instellen. Dit artikel bespreekt:
Het aanmaken van een nieuw document
Het instellen van handtekeningen
Het opstellen van de document inhoud met variabelen
1. Een document aanmaken
In Samsam maak je documenten aan via het menu-item Documenten. Je kunt per documenttype bepalen wie moet ondertekenen en welke variabelen automatisch ingevuld worden.
Om een nieuw document toe te voegen:
Ga in het linkermenu naar Documenten.
Klik op de knop "Voeg nieuw document toe".
Vul de volgende velden in bij Algemene informatie:
Document naam: Kies een duidelijke en herkenbare naam.
Omschrijving: Geef een korte beschrijving van het doel of gebruik (max. 500 tekens).
Type document: Kies het gewenste type, bijvoorbeeld Stageovereenkomst. Let op: bij sommige typen zijn specifieke handtekeningen verplicht.
📸 Screenshot: Een overzicht van de eerste invulvelden voor het document
📢 Belangrijk: Vermijd het gebruik van generieke namen zoals "stageovereenkomst" wanneer er verschillende varianten van hetzelfde document bestaan. Gebruik bijvoorbeeld de naam "Stageovereenkomst Profiel" of "Stageovereenkomst Keuzevak" Dit voorkomt verwarring tijdens het koppelen van leerlingen aan de juiste documenten.
2. Handtekeningen instellen
Selecteer welke partijen het document moeten ondertekenen.
Je kunt meerdere opties aanvinken:
School – Vertegenwoordiger van de onderwijsinstelling
Bedrijf – Vertegenwoordiger van het stagebedrijf
Gebruiker – De leerling of eindgebruiker
Ouder/Voogd – De ouder of wettelijke voogd
📸 Screenshot: Een voorbeeld van alle handtekeningen die verplicht zijn
📢 Belangrijk: Bij het documenttype Stageovereenkomst worden automatisch álle handtekeningen vereist.
3. Document inhoud schrijven
Onder het kopje "Documentinhoud" stel je de inhoud van het document op. Hiervoor gebruik je de teksteditor.
Met de editor kun je:
Tekst op te maken met titels, opsommingen en stijlen
Dynamische gegevens in te voegen via de beschikbare variabelen.
Aan de rechterkant van het scherm zie je een overzicht van alle beschikbare variabelen, gegroepeerd onder vier categorieën:
School
Gebruiker
Bedrijf
Handtekeningen
Klik op een variabele om deze in te voegen op de plek waar je cursor zich op dat moment bevindt. Na het aanmaken van het document en het koppelen van een leerling of bedrijf, worden de variabelen automatisch ingevuld met gegevens uit Samsam.
Voorbeeld:
Als leraar heb je een klas met studenten. Een van je studenten, Noor Jansen, loopt stage bij het lasbedrijf Omega. Tijdens het genereren van de stageformulieren voor de hele klas worden de volgende waardes ingevuld in de stageovereenkomst van Noor:
[[bedrijf_naam]]: verandert in Omega[[gebruiker_naam]]: verandert in Noor Jansen
Dit gebeurt met alle gebruikte variabelen, zodat je slechts één document hoeft op te stellen dat voor elke leerling automatisch gepersonaliseerd wordt.
Lees voor een uitgebreide uitleg over alle variabelen het artikel Een document opstellen met dynamische variabelen.
📸 Screenshot: Een overzicht van de teksteditor met daarnaast de beschikbare variabelen
💡 Tip: Een variabele wordt altijd ingevoegd op de huidige positie van de cursor in het tekstveld.
FAQ
Wat gebeurt er als een variabele (tag) niet juist is ingevuld?
Op het moment dat er geen waarde beschikbaar is, wordt deze niet ingevuld in het document. Bijvoorbeeld: als een bedrijf geen telefoonnummer heeft, zal het veld [[bedrijf_telefoonnummer]] leeg blijven en niet getoond worden.
Kan ik een document achteraf aanpassen?
Ja, je kunt het document bewerken door in het overzicht op het potlood-icoon te klikken. Lees voor een uitgebreide uitleg het artikel Documenten aanpassen.
Kunnen ondertekenaars opmerkingen toevoegen?
Nee, ondertekenaars kunnen alleen een handtekening plaatsen. Er is geen mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen.
Is er een controle voor het plaatsen van handtekeningen?
Ja, tijdens het ondertekenen wordt er gevraagd om een e-mailadres voor het bedrijf en/of de ouder/voogd. Na het plaatsen van de handtekening wordt er een bevestigingsmail gestuurd naar dit opgegeven e-mailadres.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het aanmaken van documenten.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].