Overzicht van documenten aanpassen
Met Samsam kun je documenten aanpassen zolang ze nog niet volledig zijn ondertekend. Dit artikel bespreekt:
Hoe je een document aanpast.
Wanneer een document aangepast kan worden.
De impact van aanpassingen op handtekeningen.
Hoe je omgaat met al volledig ondertekende documenten en wijzigingen
1. Hoe pas je een document aan?
Volg deze stappen om een document aan te passen:
Ga in het linkermenu naar "Documenten"
Zoek het gewenste document in het overzicht en klik op "Aanpassen"
Pas de inhoud aan zoals de tekst, dynamische tags of instellingen zoals wie moet ondertekenen
Klik op "Opslaan" om je wijzigingen op te slaan
💡 Tip: Controleer het document goed voordat je opslaat. Dit voorkomt onnodige aanpassingen en ongeldig gemaakte handtekeningen.
2. Wanneer kun je een document aanpassen?
Het aanpassen van een document heeft verschillende gevolgen, afhankelijk van de status van het document:
Nog geen handtekeningen:
Wijzigingen worden probleemloos doorgevoerd.Eén of meer handtekeningen:
Alle geplaatste handtekeningen worden ongeldig verklaard. Iedereen moet opnieuw tekenen.Volledig ondertekend:
Het document kan nog worden aangepast als template, maar reeds volledig ondertekende documenten blijven ongewijzigd.
Als de wijzigingen essentieel zijn, bijvoorbeeld bij een stageovereenkomst, moet het bijgewerkte document opnieuw worden gekoppeld aan de gebruiker om de nieuwe versie te laten ondertekenen, de oude versie vervalt hiermee.
⚠️ Let op: Wijzigingen aan een document met gedeeltelijke handtekeningen zorgen ervoor dat alle reeds verzamelde handtekeningen ongeldig worden.
3. Hoe ga je om met documenten die al waren ondertekend waar wijzigingen in moeten komen?
Als een document al gekoppeld is en (gedeeltelijk) ondertekend is, en je wilt toch wijzigingen doorvoeren, let dan op de volgende stappen:
Ontkoppel het document van de betrokken gebruikers. Zo voorkom je dat wijzigingen automatisch worden toegepast op een al gedeeld document.
Pas het document aan via het Documentenoverzicht.
Koppel het document opnieuw aan de gebruikers. Zij ontvangen dan de bijgewerkte versie die opnieuw ondertekend moet worden.
⚠️ Let op: Als het om een officieel document gaat (zoals een stagecontract), blijft de eerder ondertekende versie rechtsgeldig. Maak daarom altijd duidelijk aan de betrokken partijen waarom een nieuwe versie nodig is.
💡 Tip: Overleg vooraf met alle betrokkenen. Zo voorkom je verwarring en zorg je ervoor dat iedereen akkoord is met de wijziging en herondertekening.
FAQ
Kan ik volledig ondertekende documenten aanpassen?
Nee, volledig ondertekende documenten zijn definitief vastgelegd. Je kunt alleen een nieuwe koppeling maken en het nieuwe document opnieuw laten ondertekenen.
Wat gebeurt er als ik een document met handtekeningen aanpas?
Samsam maakt alle bestaande handtekeningen ongeldig. De betrokken gebruikers moeten het document opnieuw ondertekenen.
Wat als een officieel document zoals een stagecontract al is ondertekend?
De originele ondertekende versie blijft rechtsgeldig. Bespreek met alle partijen waarom een nieuwe versie nodig is voordat je het opnieuw verstuurt.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het aanpassen van documenten.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].