Overzicht van documenten koppelen
Met Samsam kun je eenvoudig documenten koppelen aan gebruikers. Dit artikel bespreekt:
Hoe je een document koppelt aan een gebruiker
Waar je gekoppelde documenten kunt bekijken en beheren
1. Hoe koppel je een document aan één specifieke gebruiker?
Om een document aan één specifieke gebruiker te koppelen volg je de volgende stappen:
Ga in het linkermenu naar Gebruikers.
Zoek de gebruiker aan wie je het document wilt koppelen en klik op het profiel.
Navigeer naar het tabblad Documenten.
Klik op "Link document".
Selecteer in het pop-upvenster:
Het gewenste document bij Document.
Een gekoppeld bedrijf bij Bedrijf (indien van toepassing).
Controleer of het juiste document en bedrijf geselecteerd zijn.
Klik op "Opslaan".
Het document is nu gekoppeld aan de gebruiker en zichtbaar onder het tabblad Documenten.
📸 Screenshot: Voorbeeld van een gekoppeld document in het gebruikersprofiel:
💡 Tip: Controleer de gegevens altijd goed voordat je op "Opslaan" klikt. Foutief gekoppelde documenten moeten handmatig worden verwijderd en opnieuw gekoppeld.
2. Waar kun je gekoppelde documenten bekijken en beheren?
Gekoppelde documenten kun je op twee plekken inzien en beheren:
Gebruikerspagina:
Via het tabblad Documenten in het profiel van een gebruiker zie je een snel overzicht van al zijn documenten met:De naam van het document.
De status (bijvoorbeeld "Niet ondertekend" of "Ondertekend").
Datum en tijd van koppeling.
Een downloadoptie wanneer alle partijen hebben ondertekend
Ondertekende documentenpagina:
In het linker navigatiemenu vind je de pagina Ondertekende documenten. Hier kun je een overzicht zien van alle gekoppelde documenten en de status per partij controleren. Op deze pagina is een duidelijke lijst te zien van documenten met:De naam van het document.
De naam en klas van de gekoppelde gebruiker.
De status van het document met daar achter een overzicht van welke handtekening er wel en niet zijn gezet.
Een downloadoptie wanneer alle partijen hebben ondertekend
💡 Tip: Controleer regelmatig de pagina "Ondertekende documenten" om te zien of er nog acties nodig zijn. Zo voorkom je vertragingen in het ondertekenproces.
FAQ
Hoe koppel ik een document aan meerdere gebruikers tegelijk?
Op dit moment moeten documenten nog handmatig per gebruiker worden gekoppeld.
Kan ik een gekoppeld document wijzigen?
Ja, zolang niet alle partijen hebben ondertekend, kunnen er wijzigingen worden aangebracht. Indien iedere partij ondertekend hebt moet je een nieuw document koppelen aan de gebruiker.
Wat gebeurt er met een document dat al gedeeltelijk is ondertekend als ik het wijzig?
Als je een document wijzigt nadat één of meerdere partijen al hebben ondertekend:
Alle geplaatste handtekeningen worden ongeldig verklaard
Het document moet opnieuw door alle partijen worden ondertekend
Hoe weet ik of een document correct is gekoppeld?
Controleer het tabblad "Documenten" in het gebruikersprofiel. Daar zie je direct de gekoppelde documenten inclusief status en eventuele bijbehorende bedrijven.
Waarom kan ik geen bedrijf selecteren bij het koppelen van een document?
Een bedrijf kan alleen worden geselecteerd als deze al gekoppeld is aan de gebruiker via het tabblad "Gekoppelde bedrijven".
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het koppelen van documenten aan gebruikers.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].