Overzicht van presentie bijhouden en nakijken
Samsam biedt een overzichtelijk systeem om aanwezigheid en afwezigheid van leerlingen te registreren. Dit artikel bespreekt:
Hoe je presentie kunt bekijken via het dashboard
Het gebruik van de presentielijst
Hoe je presentie statussen aanpast en extra informatie toevoegt
Het beheren van presentie vanuit afspraken
Het aanmaken en gebruiken van eigen absentie redenen
1. Presentie bekijken via het dashboard
Op het dashboard zie je direct welke leerlingen afwezig of nog niet gemeld zijn. Leerlingen die aanwezig zijn, worden hier niet getoond. Zo zie je snel wie je moet opvolgen.
Afwezigheid registreren: Klik bij een leerling in de lijst op tekst Controleren of .
Informatie per leerling: Van alle afwezige of niet gemelde leerlingen zie je:
De naam van de leerling
Om welk agendapunt het gaat
De huidige aanwezigheidsstatus
Een reden indien van toepassing
De klas van de leerling
💡 Tip: Voor een volledig overzicht van alle leerlingen, inclusief aanwezigen, navigeer je naar de volledige presentielijst via de controleren knop of door te klikken op Volledige presentielijst
2. Presentielijst
In de volledige presentielijst krijg je per dag een volledig beeld van de aanwezigheid van leerlingen. Je ziet onder andere:
Overzichtbalk: Kort overzicht met getallen aanwezig, afwezig en niet gemeld
Naam: Naam van de leerling
Status: Aanwezig of afwezig
Reden: De reden van afwezigheid
Toelichting: Vrij in te vullen extra informatie over de absentie
Klas: De klas van de leerling
Afspraak: De activiteit waarvoor de leerling verwacht werd
⚠️ Let op: Alleen gebruikers met de juiste rechten kunnen dit overzicht bewerken.
3. Presentie status aanpassen
Gebruikers met de juiste permissies kunnen eenvoudig de status van een leerling wijzigen via de twee actiekoppen aan de rechterkant van het presentie scherm:
Groene knop "Present"
Door op de groene knop "Present" te klikken, wordt de leerling direct gemarkeerd als aanwezig. Alle aanvullende informatievelden, zoals reden of toelichting, worden automatisch op "n.v.t." (niet van toepassing) gezet. Dit maakt het snel en makkelijk om een leerling als aanwezig te registreren zonder extra invoer.Rode knop "Absent"
Klik je op de rode knop "Absent", dan opent een modal waarin je de afwezigheid van de leerling kunt vastleggen. In deze modal dien je de volgende gegevens in te vullen:Reden van afwezigheid: Selecteer een reden uit de lijst.
Einde afwezigheid Sommige redenen kunnen een tijdsveld vereisen, je geeft dan het precieze aankomsttijdstip aan.
Toelichting: Voeg indien gewenst een aanvullende toelichting toe, zoals "Ziek gemeld door ouder" of andere belangrijke opmerkingen.
Na het opslaan worden de wijzigingen direct zichtbaar in de presentielijst.
📢 Belangrijk: Voer presentie gegevens zorgvuldig in. Ze kunnen worden ingezien door andere gebruikers en zijn belangrijk voor communicatie en rapportage.
4. Presentie beheren vanuit afspraken
Je kunt presentie van leerlingen ook direct beheren via geplande afspraken in de agenda:
Open in de agenda een bestaande afspraak waar leerlingen aan deelnemen.
In het overzicht van de afspraak zie je een lijst van alle deelnemers.
Onder de afspraak zie je de knop "Presentielijst"
met twee actieknoppen achter iedere naam: de groene "Present" knop en de rode "Absent" knop.Klik je op "Present", dan wordt de leerling direct als aanwezig geregistreerd en worden aanvullende informatievelden automatisch op "n.v.t." gezet.
Klik je op "Absent", dan opent dezelfde afwezigheids-modal als in het presentie overzicht. Hier selecteer je de reden van afwezigheid, vul je eventueel een tijd in (bijvoorbeeld bij "Te laat") en kun je een toelichting toevoegen.
Na opslaan wordt de status bijgewerkt en zichtbaar in het afspraken overzicht én het presentie overzicht.
5. Eigen absentie reden aanmaken en beheren
Met Samsam kunnen scholen zelf absentie redenen toevoegen en beheren, zodat de registratie aansluit op hun eigen werkwijze. Deze functie is alleen beschikbaar voor gebruikers met de juiste rechten en is te vinden in het linkermenu via het menu-item "Absentie redenen".
Klik op "Voeg nieuwe absentiereden toe" om een nieuwe reden aan te maken.
Voer een duidelijke naam in, zoals "Verlof" of "Bezoek dokter".
Optioneel kun je "Registreer tijd" inschakelen. Hiermee geef je aan dat bij deze reden altijd een aankomsttijd moet worden ingevuld (bijvoorbeeld bij "Te laat").
Klik op "Absentiereden aanmaken" om de absentiereden op te slaan. Deze wordt direct beschikbaar in de keuzelijst bij het registreren van afwezigheid.
💡 Tip: Het gebruik van "Registreer tijd" zorgt ervoor dat alleen de daadwerkelijke afwezigheidsduur wordt geregistreerd in plaats van een volledige dag. Dit maakt aanwezigheidspercentages veel nauwkeuriger.
⚠️ Let op: Alleen gebruikers met de juiste permissies kunnen absentietypes aanmaken of wijzigen.
FAQ
Wie kan presentie aanpassen?
Alleen gebruikers met de juiste rollen en rechten kunnen aanwezigheid of afwezigheid instellen.
Kan ik opmerkingen toevoegen bij absentie?
Ja, je kunt altijd aanvullende toelichting invullen, zoals "Ziek gemeld door ouder".
Kan ik aanwezigheidsstatussen achteraf wijzigen?
Ja, zowel via het presentie overzicht als vanuit afspraken kun je statussen op elk moment aanpassen, ook zodra een afspraak al geweest is.
Kan ik zien hoe laat een leerling is aangekomen bij een absentie?
Ja, bij absentie redenen waarbij een tijd wordt geregistreerd, kun je in het presentie overzicht of in het leerlingprofiel precies zien hoe laat de leerling is aangekomen. Dit geeft een duidelijker beeld van de daadwerkelijke afwezigheidstijd.
Kan ik het presentie verleden van een specifieke leerling bekijken?
Ja, je kunt per leerling een overzicht bekijken van al hun aanwezigheid- en afwezigheidsregistraties, inclusief eventuele toelichtingen en tijden. Je kunt dit overzicht vinden op de gebruikerpagina onder de tab Absentie.
Met deze handleiding ben je nu geïnformeerd over het bijhouden en aanpassen van presentie in Samsam.
Kom je er toch niet uit? Ons supportteam staat voor je klaar via [email protected].